پرتال شرکتی یا پرتال یکپارچه اطلاعاتی ( EIP, Business Portal, Corporate Portal ) :
بستر و چارچوبی برای تجمیع و یکپارچه سازی اطلاعات، افراد و فرآیندها در محدوده یک سازمان یا شرکت. این نرم افزار با مهیا کردن ساز و کاری امن به کاربران این امکان را می دهد که با استفاده از یک درگاه ورودی ثابت ( استفاده از شناسه کاربری و کلمه عبور منحصر به فرد) به مجموعه اطلاعات، سرویس های مورد نظر و ابزارهای سفارشی سازی دسترسی پیدا کنند.نکته حائز اهمیت در این نرم افزارها ساختار ماژولار و توسعه پذیر آنهاست که قابلیت افزودن پورتلت یا ماژول را به نرم افزار مهیا کرده و هر مجموعه متناسب با نیاز خود می تواند از ترکیب ماژول های خاص استفاده کند.
در تعریفی دیگر پرتال شرکتی یا تجاری مجرای ارتباطی کارکنان یک شرکت ، شرکای تجاری، مشتریان یا عموم کاربران است به شکلی که بر اساس سطح دسترسی و نوع کاربری پرتال اطلاعات و خدمات منحصر به فردی در اختیار ایشان قرار دهد.
ماژول : بسته های مستقل نرم افزاری که برای نصب روی پرتال طراحی شده اند که هر کدام می توانند کاربری یا سرویس جدیدی به پرتال اضافه کنند. این ماژول ها به تنهایی و بدون وجود پرتال کاربردی ندارند به علاوه در برخی موارد مجموعه دو یا چند ماژول خاص می تواند طیف وسیعی از کاربری ها را به پرتال بیفزاید. به عنوان مثال ماژول انجمن ( Forum ) که امکان ایجاد تالارهای گفتگو را ایجاد می کند و همینطور ماژول ارسال پیام که با ایجاد صندوق پیام اختصاصی در پرتال برای هر کاربر امکان تعامل بیشتر بین کاربران را فراهم می کند، هنگاهی که در کنار ماژول پروفایل شخصی اعضا ( این ماژول به کاربر این امکان را می دهد که بتواند اطلاعات ، نوشته ها ، رویدادها، تصاویر و سایر مطالب مورد نظر خود را به اشتراک گذارد) قرار می گیرد یک جامعه مجازی را با تمام امکانات به مجموعه کاربری های پرتال می افزاید.
1- معرفی محصولات، خدمات و توانمندی های شرکت :
- سیستم مدیریت محصولات و خدمات جهت معرفی کامل آنها
- سیستم ارسال خبرنامه به کاربران و مخاطبین پرتال جهت اطلاع رسانی از آخرین تحولات در زمینه محصولات و خدمات، پروژه ها و توانمندی های شرکت
- سیستم ارسال پیام کوتاه جهت اطلاع رسانی در این حوزه
- دانشنامه جامع در خصوص مختصات و ویژگی های محصولات ، خدمات و پروژه ها با قابلیت مشارکت مخاطبین در محتوا
2- سامانه فروش آنلاین محصولات و خدمات :
مجموعه هایی که ماهیت محصولات و خدمات آنها به شکلی است که امکان فروش آنلاین را برای ایشان فراهم می کند برای توسعه بازار و تسهیل شرایط معرفی و فروش تولیدات خود از این ابزار در پرتال شرکتی خود استفاده می کنند. با اتمام خرید مشتری و تأیید آیتم های سبد خرید مراحل پرداخت آنلاین ( پرداخت می تواند از طرق دیگر و توسط دستگاه های ATM و یا پرداخت در بانک صورت گیرد که در اینصورت شماره تراکنش می بایست توسط مشتری در پرتال ثبت شود) آغاز و فاکتور به آدرس ایمیل مشتری ارسال می گردد. امکان محاسبه هزینه هایی نظیر هزینه ارسال، مالیات و عوارض و ... در هنگام فروش آنلاین وجود خواهد داشت.
3- سیستم سفارش آنلاین :
در مجموعه هایی که تولیدات آنها دارای ماهیتی است که برای فروش آنها می بایست قبلاً ثبت سفارش شده و فرآیند مشخصی با ثبت شفارش مشتری آغاز گردد، سیستم ثبت سفارش آنلاین علاوه بر تسهیل فرآیند برای مشتری، پردازش سفارشات را برای شرکت تا حد امکان تسریع می نماید. معمولاً در پرتال های شرکتی فرم های سفارش آنلاین بر اساس نوع انتخاب مشتری و با استفاده از فرمول های محاسباتی از قبل تعریف شده ، مجموع هزینه را محاسبه و به صورت پیش فاکتور برای مشتری ارسال می کند. با تأیید مشتری ادامه فرآیند ثبت سفارش طی می شود.
4- ارسال خبرنامه برای اعضای پرتال :
مجموعه تحولات شرکت از طریق سیستم ارسال خبرنامه به صورت مدون به آدرس پست الکترونیک کاربران ارسال می گردد. این سیستم می تواند مهمترین ابزار بازاریابی ایمیلی ( Email marketing ) باشد.
5- مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) :
این بخش که می تواند کلیه بخش های بالا را تحت پوشش قرار دهد، تمامی مراحل بازاریابی، جذب مشتری و تعامل با مشتری و حتی خدمات پس از فروش را تحت پوشش قرار دهد. در این سیستم کارشناسان فروش در نرم افزار تعریف، روش های جذب مشتری مشخص و تاریخچه مشتریان با جزئیات ثبت می گردد. مراحل ثبت سفارش، ارسال پیش فاکتور، فاکتور و سایر تقاضاهای مشتری از این طریق صورت می گیرد. به علاوه مشتری می تواند فرآیند سفارش تا تحویل کالا یا خدمات را از طریق محیط کاربری شخصی خود در پرتال رصد نماید. به علاوه با تعریف برنامه های زمان بندی بر اساس اطلاعات مشتری بسیاری از یادآوریها ، پیام های تبریک، درخواست های تمدید و سایر اطلاع رسانی ها به صورت خود کار انجام می شود.
عملکرد کارشناسان فروش نیز از طریق گزارشات سیستم قابل اندازه گیری بوده و این موضوع در افزایش کارایی بخش فروش مؤثر خواهد بود.